6 dk okuma
Stok sayımı sonrası ortaya çıkan fark, işletmelerde en çok tartışılan ama en az kök nedeni araştırılan konulardan biridir. İlk akla gelen açıklama genellikle kayıp veya hırsızlıktır. Oysa uygulamada farkın büyük bölümü, malın fiziksel olarak hareket ettiği ama kaydın aynı anda oluşmadığı durumlardan doğar. Aşağıdaki altı kaynak, farkın çoğunu açıklar.
1. Kayıtsız çıkış: “sonra girerim”
Müşteri acele ediyor, mal veriliyor, fiş sonra kesilecek. Bu “sonra” bazen hiç gelmez. Kayıtsız çıkış, farkın en yaygın sebebidir ve çözümü teknik değil süreçseldir: mal çıkışı kaydı olmadan depodan mal çıkmaz kuralı. Mobil bir çıkış ekranı bu kuralı uygulanabilir hale getirir; kâğıt fiş beklemek yerine 20 saniyede kayıt oluşur.
2. Birim karışıklığı: koli mi adet mi?
Aynı ürün depoya koli olarak girip müşteriye adet olarak satılıyorsa, dönüşüm oranı sistemde tanımlı değilse fark kaçınılmazdır. 20’lik bir koli 20 adet olarak mı, 1 koli olarak mı düşülüyor? Bu sorunun cevabı ürün kartında net olmalı ve girişte hangi birimin kullanıldığı görünmelidir.
- Her ürün için temel birim ve koli içi adet tanımlanmalıdır.
- Giriş ve çıkış ekranında hangi birimle işlem yapıldığı açıkça görünmelidir.
- Sayım da aynı birimde yapılmalıdır; koli sayıp adet girmek fark üretir.
3. Depolar arası transferin tek taraflı kalması
Mal bir depodan çıkar ama diğerine girişi yapılmaz; ya da tersine. Transfer, iki ayrı işlem olarak değil tek bir kayıt olarak tutulmalıdır: çıkış ve giriş birlikte oluşur, biri olmadan diğeri kaydedilemez. Çok depolu çalışan işletmelerde bu tek değişiklik farkı belirgin biçimde azaltır.
4. İade ve değişimin kaydedilmemesi
Müşteri malı geri getirdi, yerine başkası verildi. Fiziksel olarak iki hareket oldu ama sistemde hiçbiri görünmüyorsa hem stok hem ciro yanlış olur. İade, satışın silinmesi değildir; ayrı bir hareket olarak kaydedilmeli ve ürünün tekrar satılabilir olup olmadığı belirtilmelidir.
5. Üretim ve montaj tüketiminin düşülmemesi
Depodan alınan malzeme bir ürüne dönüşüyorsa, tüketilen malzemenin düşülmesi ve üretilen ürünün girilmesi gerekir. Bu iki hareket yapılmazsa hammadde fazla, mamul eksik görünür. Ürün ağacı (BOM) tanımı bu noktada işe yarar: iş emri kapandığında tüketim otomatik hesaplanır.
6. Numune, fire ve iç kullanım
Müşteriye verilen numune, kırılan ürün veya işletmenin kendi kullandığı malzeme de stoktan çıkar — ama satış olmadığı için çoğu zaman kaydedilmez. Bu hareketler için ayrı çıkış nedenleri tanımlamak, hem farkı ortadan kaldırır hem de yıl sonunda “ne kadar fire verdik?” sorusunu yanıtlanabilir hale getirir.
- Numune / tanıtım çıkışı
- Fire, kırılma, bozulma
- İşletme içi kullanım
- Garanti kapsamında değişim
Sayımı bir kez değil, döngüsel yapın
Yılda bir kez yapılan tam sayım, farkı ancak yıl sonunda gösterir; o noktada nedenini bulmak imkânsıza yakındır. Bunun yerine döngüsel sayım (belirli ürün gruplarını sırayla, düzenli aralıklarla saymak) farkı küçükken yakalar. Hangi grubun ne zaman sayıldığını sistem takip ederse bu iş ek yük olmaktan çıkar.
Özet
Stok farkı bir sonuçtur, sebep değil. Yukarıdaki altı kaynağı kapatmak, çoğu işletmede farkı kabul edilebilir seviyeye indirir. Teknoloji burada tek başına yeterli değildir; ancak doğru kurulmuş bir sistem, doğru süreci uygulanabilir kılar. Denk Soft olarak stok modülü kurulumlarında önce bu hareket tiplerini işletmeyle birlikte tanımlıyoruz.